【公務員】パソコン時短術で業務効率アップ!実際に役立った本を元県庁職員が紹介!

ねこさん
パソコンをもっと使いこなして効率的に業務を進めたいんだよね、、んでさっさと仕事片付けてアフターファイブ充実させたいし
伯爵さん
そういうときはパソコンの時短術の本がすごく役立つよ!私も数冊買って時短テクニックを使っています

今回の記事では、おすすめのパソコン時短術のについて、さくっとご紹介します。

この記事は、

  • 業務効率を上げて定時で帰りたい公務員
  • パソコンを使いこなして文書作成や資料作成の時短をしたい公務員

に役立つ記事となっています。

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【公務員】パソコン時短におすすめの本を元県庁職員が紹介!

パソコン時短術の本はたくさん出版されています。

今回は公務員時代に私が買ったもので、すごく役立った本2冊をご紹介します。

公務員はパソコン仕事がメイン

部署にもよりますが、公務員の仕事のメインは書類作り資料作成です。

つまり、勤務時間のほとんどを「パソコン作業」に費やしています。(word、excel、powerpoint、メールなど)

そのため、同じような業務内容でもパソコン操作が速ければ速いほど業務効率がアップします。

公務員のなかにはパソコンに強い人もいれば弱い人もいます。

強い人は自分でプログラムを組み、入力作業を自動化するなんてことをしていた人もいました。

かと思えば、管理職に多かったのですが、ものすごく簡単なこともできず、その都度若手職員を呼び出して操作方法を尋ねている人たちもいました。

伯爵さん
パソコンに強い人は職場のヒーローです!

今回は、プログラミングではなく、パソコン操作方法の時短術が書かれている本を紹介します。

プログラミングは難しいので私は諦めました^^;

でもプログラミングを使いこなせれば、業務効率は飛躍的に向上するでしょうね、余裕がある人はぜひプログラミング習得に取り組んでもらいたいです。(エクセルのマクロが使えるようになればどんなにいいことか、、)

おすすめのパソコン時短術の本2冊

パソコン時短術の本は非常にたくさん出版されています。

その中でも今回は、私が実際に読んで使ってみて役立った2冊をご紹介します。

それではまずは1冊目です。

「読むだけで別人!たった3秒のパソコン術」(著者 中山真敬、三笠書房)

この本は私が公務員1年目頃から愛用していた本です。(古い本ですが良書です)

大学時代はあまりパソコンの時短にこだわってこなかった私が、時短を意識しだして最初に買った本です。

この本では、全部で93個の時短テクニックがわかりやすく解説してあります。

初歩的な内容が多いですが、これまで時短を意識してこなかった人たちにとっては勉強になることが非常に多い本です。

コピー&ペーストを「X」「C」「V」で簡単にできることや、表示されている画面をボタンひとつで画像保存する「プリントスクリーン」もこの本で覚えました。

この本の中で、私が役立った時短テクニックをいくつか挙げます。

  • 一瞬で画面の情報を「すべて選択」する方法
  • 「箇条書きをきれいに見せる」瞬間ワザ
  • 今より格段に速く「範囲指定する」方法
  • 「複数のウィンドウをすぐ閉じる」超速ワザ
  • 「2つのウィンドウ」をパッパッと替える効率ワザ
  • 「エクセルの行・列」を誰よりも速く移動するワザ
  • マウスでなく「スペースキー」でスクロールするワザ
  • ウェブページ「最速ズームイン・アウト」するワザ

これらはほんの一例です。

最後に、著者の言葉を引用したいと思います。

本書では、ショートカットキーを中心に、「仕事と頭の回転」を速くするワザを紹介した。すべてのワザを各見開き2ページで紹介し、左ページにポイントを簡潔にまとめてある。そのため、通勤中の電車で読んで、会社に着いたら即、仕事に活かすことも可能だ。ためしに、毎朝、ワザを1つ覚えて、仕事で使ってみていただきたい。これまで1分かかっていた作業が、たった3秒ですむようになるかもしれない。1ヶ月後、本書を読んだみなさんが、「さらに仕事の速い人」「さらに頭の回転が速い人」に進化している姿を。心より期待してやまない。

続いて、2冊目の紹介です。

「パソコン仕事が10倍速くなる80の方法」(著者 田中拓也、SB Creative)

この本は、時短術にさらに磨きをかけたいとおもっていた公務員9年目あたりに購入した本です。

1冊目に紹介した「読むだけで別人!たった3秒のパソコン術」には掲載されていない時短テクニックが多数書かれていたため購入しました。

(重複している部分もあります)

タイトルにもありますとおり、80個の時短テクニックが掲載されています。

オールカラーで非常にわかりやすい本となっています。

私が役立ったテクニックをいくつか挙げます。

  • アプリやウィンドウは「X」で閉じない
  • キーを連打しないでカーソルを移動する
  • 定型句やよく使う語句を単語登録する
  • 誤って閉じたタブを復活させる
  • ふりがなを簡単に用意する
  • 必要なファイルは検索で見つける
  • 複数のファイルを上手に選択する方法
  • 毎日使うアプリは自動で起動させる

ぜひ仕事机に備えておきたいと思わせる一冊となっています。

まとめ

パソコンの時短テクニックについては、まずは「知ること」が大切です。

そして繰り返し利用し「使いこなせるようになること」が求めらます

本を読んで、実際にパソコン上で使ってみて、「あ、これいいじゃん」と思ったテクニックを数日使い続けてみるとほぼ定着します。

私も数は決して多くないですが、パソコンの時短テクニックを多く使って日々作業をし、時短の恩恵を受けています。

ぜひ、あなたも

「こんな操作方法があるんだ、知らなかったな~」

「これなら時短になるぞ」

と実感されると思いますので、今回おすすめした本が気になったらぜひ手にとってみてくださいね!

伯爵さん
ここまでお読みいただき本当にありがとうございます☆
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