【おすすめの本】公務員専用の文書・資料例文集を元県庁職員が紹介!

 
ねこさん
仕事で色々な文書を書くんだけど、例文集みたいなのがあればもっと業務効率が上がりそうなんだけどな、、、
 
 
伯爵さん
公務員のための文章・資料例文集(雛形集)が出版されているよ!現場ですぐに役立ちます!

 

今回の記事では、公務員に特化した文書・資料例文集について、さくっとご紹介します。

 

この記事は、

様々な文書・資料の例文を探している公務員

に役立つ記事となっています。

 

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【おすすめの本】公務員専用の文書・資料例文集を元県庁職員が紹介!

文書・資料作成時に例文(雛形)があれば業務効率アップ

様々な仕事をしている公務員ですが、その中心は「文書作成」です。

 

文書といっても、

  • 通知文
  • 説明文
  • 企画書
  • 報告書
  • 復命書
  • 予算要求資料
  • 会議資料
  • 議事録
  • 司会進行表
  • 県民からの問い合わせに対する回答文
  • プレスリリース
  • 広報紙
  • パンフレット
  • ホームページ

などなど非常に多岐にわたります。

 

文書を作成するさいは、「例文(雛形)」があればスムーズに作業を進めることができます。

 

多くの公務員は、前年度や前回の書類を参考にしながら、文書を作成することが多いです。

 

しかし、前例のない場合は、一から文書を作成することになり、なかなか苦慮します。

 

特に、新人のころはまだ文書や資料自体をみなれていないため、参考になるものが必要となります。

 

そこで、今回紹介する「例文集」の登場です。

 

ひと通りの文書・資料の例文(雛形)が網羅されているので、この一冊をみれば多くの文書をカバーできるはずです。

 

 
伯爵さん
もちろん全ての文書をカバーすることは無理です。この例文集で基礎を学び派生させていけばいいと思います。

 

それでは例文集を紹介します。

 

おすすめの公務員専用の例文集

今回おすすめする本は、現役の公務員で管理職をなされている方が書かれた以下の本です。

 

「そのまま使える!公務員の文書・資料サンプルBOOK」(著者 秋田 将人、学陽書房、2020)


 

この本では、

  • 文書・資料作成の鉄則
  • 例文集(職場向け、上司向け、庁内向け、住民向け、議会向け) 合計50文例

が書かれています。

 

実際の例文を掲載するとともに、その文書のポイントとなる部分について解説してあります。

 

現職の公務員の方が作成した例文ですので、数値や文言を変えるだけで、そのまま業務で使用できます。

 

ここで私が「これは担当になったときに役立つな~」と思った掲載されている例文のタイトルを紹介します。

 

  • 係内事務分掌表
  • 歓送迎会開催の周知文書
  • 施設見学会参加者募集の周知文書
  • 事業進捗状況の報告書
  • 会議録
  • 行政視察報告書
  • 研修報告書
  • 保育園事故の報告書
  • 施設の課題と今後の対応方針
  • 研修事業の効果分析
  • 想定問答集
  • 新規事業の提案
  • 予算要求資料
  • HP掲載・総合計画の概要
  • HP掲載・職員不祥事の謝罪
  • 新たな補助制度開始の周知文書
  • 住民説明会・開催の周知文書
  • 住民説明会・会議次第
  • 住民説明会・資料
  • 議会向け資料
  • 議員から個別に求められた資料

 

「あ~それ見ておきたいな、参考にしてみたいな」という文書があったのではないでしょうか。

このほかにも様々な種類の例文が掲載されています。

 

この例文集にでている例文をそのまま利用してもいいですし、またこの例文を基礎にさらに自分自身でアレンジを加えてオリジナリティあふれる文書を作成していくのもいいでしょう。

 

新人の方には、この事案には、こんな風に文書をかけばいいのかという勉強にもなります

 

いざ、文書が必要になった際にさっと書けるスキルが身につくと思います。

 

 
伯爵さん
一冊手元にあれば何かと重宝すると思います

 

文章術の本はたくさん出版されていますが、公務員に特化した例文集ははじめて見かけました。

 

現職公務員管理職の著者が書いているからこそ、文書中で求められているポイントが分かるので、新人さんからベテラン職員まで読んだその日からすぐ実践で活用できます

 

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まとめ

文章術を向上させるには、文章術のコツを知ること、そしてたくさんの良い例文を見ることが大切です。

 

今回おすすめした本のなかには、たくさんの例文が登場します。

 

公務員の扱う文書は非常に多岐に渡るので、全ての事案を網羅できているわけではありません。

 

しかし、この例文集に載っている例文をしっかりと身につけておけば、どんなタイプの文書作成が求められても、柔軟に対応できると思います。

 

また、あなたが出す文書一つであなたへの評価が決まってきます

 

優秀な人の書く文書は、理解しやすく、読みやすく、そして作成スピードが極めて速いです。

 

これを真似するには、先ほども書きましたが、

  • 文書作成のコツを知ること
  • 例文をたくさん見ること
  • 実際にたくさんの文書を作成すること

が大切だと思います。

 

たかが文章、されど文章

 

組織内で評価を上げたい人、業務効率をあげて仕事をさくっと片付けていきたい人は、ぜひとも文章術を高めてみてください。

 

きっと良い方に転じていきますよ☆

 

最後に、今回のおすすめした本の著者の言葉を引用して終わりにしたいと思います。

 

文書・資料の作成方法に「唯一の正解」はありません。

しかし、「わかりやすい文書・資料」には必ず共通の特長があります。

ぜひ、皆さんも本書によって、自分なりの文書・資料の作成方法を完成させてください。

そうすれば、上司や住民からも喜ばれる文書・資料を作成でき、これまで以上に効率的に業務を進めることができるはずです。

 

 
伯爵さん
ここまでお読みいただき本当にありがとうございます☆
 
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