本記事では、公務員の仕事術「報連相」について、自己啓発本のテクニックや私の経験談を交えて、解説します。
主に、
- 自分は仕事ができないと思い悩んでいる公務員
- 上司とコミュニケーションがうまくいっていない公務員
- 上司からの評価を上げたい公務員
に参考になる記事となっています。
- 仕事ができないと思っている公務員には、報連相がうまくできていない人が多い
- 報連相がうまくできれば、業務効率は上がるし、評価もあがる
- 報連相にはテクニックがたくさんあるので、自己啓発本で勉強すべき
この記事を書いた人
仕事ができないと悩んでいる公務員は多い
日々仕事をしていると、
- 「自分は仕事ができなくて無能」
- 「コミュニケーション能力が低くて、上司とうまくいっていない」
- 「優秀な同期や後輩と自分とを比較し、日々劣等感を感じている」
などの悩みが出てくることも多いかと思います。
実際、私も公務員時代には、まわりと比較して劣等感に悩まされていました。
全く仕事ができないわけではないですが、優秀な同期や後輩をみて、
- 「自分は仕事ができないほうだな」
- 「もう少しコミュニケーション能力が高くなれば仕事がうまくいくのに」
と思うことがしばしばありました。
仕事ができない公務員の解決策は報連相の改善
仕事ができないけど、なんとか現状を改善して、デキる公務員になりたいですよね。
ここからは私の経験談などをもとに解決策を紹介します。
苦手な仕事の棚卸し
「仕事ができない」と思い込みがちですが、本当にそうでしょうか。
あなたは難しい公務員試験を突破し、面接試験もクリアしています。
そのため、基礎能力は十分にあるはず。
では、仕事ができないと思うとき、具体的にどの仕事スキルが低いことに思い悩んでいるのでしょうか。
- パソコンスキル
- 資料作成
- 文書作成
- 法令読解力
- 説明力
- コミュニケーション能力
- 調整力
- 段取り力
- 企画力
- 営業力
色々とあるなかで、パソコンスキルなどで苦労しているという人は少ないと思います。
では何で苦労しているのか、それはズバリ「説明力やコミュニケーション能力のなさ」ではないでしょうか。
解決策は「報連相」の改善
では、コミュニケーション能力に難を抱えている人はどうすればいいのか。
私が長年悩み、いきついた答え、それは「報連相」の改善でした。
「え？報連相なんて基本中の基本じゃん」
「そんなのちゃんとやってるよ」
って思うかもしれません。
でも、あらためて報連相について、よく考えてみましょう。
報連相がうまくいっていれば、仕事の8～9割はスムーズにまわり、上司からの評価も非常に高くなり、結果「デキるやつ」になっているはずです。
しかし現実にはそうではない、それはズバリ「報連相がうまくできていない状態」なのです。
報連相にはテクニックがある
新規職員の研修で、「報連相は仕事の基本」と教わります。
でも「報連相は大切だからしっかりしましょうね」とだけ言われて、具体的なノウハウは教わりません。
そのため、あとは本人の自己流で報連相を行っていくことになります。
仕事がデキる人は、この「報連相」がなぜか最初からすごく上手にできてしまいます。
そこにデキるデキないの差が生じてきてしまうのです。
では、どうしたらいいのか。
私はその解決の糸口を自己啓発本に見つけました。
コミュニケーション能力や報連相に関する本を何冊も読み、その本に書かれていた報連相のテクニックを職場で繰り返し実践していった結果、びっくりするくらい仕事がスムーズにまわり始め、上司との関係性もすこぶる良くなりました。
報連相なんて仕事の基本、自分はもう十分できていると思って侮っている人。
そういう人こそ、報連相を見つめ直してみてください、本当に効果抜群ですので。
報連相テクニック「経過報告」
参考までに、私が実際仕事で実践し、特に役立った報連相のテクニックである「経過報告」について紹介します。
評価爆上がりの「経過報告」
上司から仕事を頼まれた場合、仕事を終えた段階で初めて上司に結果報告をする人が多いかと思います。
しかし、それではデキる人にはなれません。
デキる人は、経過報告を絶妙のタイミングでしています。
上司が「あの件はどうなっているのかな～」と心配する前に、適切に経過報告ができているのです。
経過報告をすることで、上司との考え方の差異がなくなり、手戻り仕事が激減しますし、上司からより良いアドバイスをもらうこともできます。
部下の仕事の進捗状況を管理しなくてはいけない上司としても、部下から経過報告をしてもらえると大変助かります。
そのため、経過報告をすると、必然的に上司からの評価も良くなっていきます。
経過報告のタイミング
経過報告が役立つことは分かったけど、どのタイミングで行えばいいのか分からない人も多いと思います。
経過報告のタイミングについては、以下の基準が非常に役立ったので参考にしてみてください。
- 前もって決めていた節目となるタイミング（中間報告、定期報告）
- 予定外のことや何か変化が起きたとき（環境や状況の変化、進め方の変更）
- 悪い状況になったとき（ミス、トラブル、問題発生）
引用：「会社では教えてもらえない上に行く人の報連相のキホン」著者：車塚元章、出版：すばる舎
経過報告の内容
経過報告をする際は、忙しい上司に端的に伝えることで高評価を得ることができます。
伝える内容としては、
- どの仕事についての経過報告か
- 現状どこまで進んだか（資料があれば提示）
- 課題点や行き詰まっている点
- いつ頃までに終わりそうか
この4点をおさえて経過報告できればバッチリだと思います。
上司が忙しそうにしているときは避け、比較的落ち着いているときに、「経過報告をしたいのですが、○分程度お時間いただけますでしょうか」と言い、スパッと経過報告をしてみましょう。
まとめ
ここまで、公務員の仕事術「報連相」について、自己啓発本や私の経験談を交えて、解説してきました。
今回、紹介した「経過報告」以外にも、報連相のテクニックはたくさんあります。
例えば、
- 悪い報告こそ、大至急報告すべし
- 相談しようか迷ったときは、相談してしまったほうがいい
- 「お聞きしたい」より「教えていただきたい」といってから相談する
など自己啓発本に報連相のテクニックが多数掲載されています。
ぜひ自己啓発本で自分に合ったテクニックを見つけ、職場で実践を繰り返しながら習得してみてください。
見違えるように仕事のデキる公務員になれますよ。